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用廊坊OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

2020-09-08 00:00:00

从一个经典案例讲起:

  武汉市某医院成立于1955年,是一家集医疗、预防、科研、教学、康复为一体的三级综合性医院,是武汉市一家固定点医院,拥有1500张开放床位,拥有1500台直线加速器、血液透析机、热机等医疗设备,在武汉市享有较高的声誉。医院有大量的科室,每天需要召开大量会议。每个科室有自己的会议主题,会议时间不同。需要通过分类为每个科室建立专门的文件,以方便会议人员的检查。

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  主要遇到如下问题:

  ¤ 以纸质存储的文档受时间的局限性,年久易损,易丢失,查找困难。

  ¤ 电子文档未有集中管理,则收集统计困难,权责不明。

  ¤ 文档管理人在交接时,未有详细文档说明导致文档查找困难。

  ¤ 文档权限划分不明,文件版本划分混乱,且文件名称命名不规则。

  ¤ 文件安全缺乏保障,无法有效协作共享。

  ¤ 异地办公,文件文件查找、传递效率低。

 


  1. 灵活的权限控制

  对于保密文件,我们可以控制那些不能将权限打开给不能看到权限的人。对于那些只能看到不能编辑权限的用户,我们可以控制他能否删除和下载文件。


  2. 符合ISO的版本控制

 对于变更的文档信息,许多人操作同一文档,通常修改记录难以控制,在修改过程中难以发现问题,有版本控制所有需要解决的问题,记录修改时间和修改人员,方便处理以下问题,这也为企业实现异构文档文化提供了有力的工具。

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  3. 强大的查询功能

  文档中心能够 根据多种多样方法查询其管理方法的文档,如文件夹名称、关键词、文件编号、创始人、建立时间等。假如之上查询新项目的內容不清楚,能够 根据全文检索作用检索到office等文档的內容,而且能够 迅速准确定位到必须的文本文档,提升了工作效能。


  4. 各模块文档协同办公

  模块间的文本文档能够 互相启用,文档中心的文本文档能够 根据信息、电子邮件、审核等方法传输或发送至外界系统软件。

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  并通过与其他模块的联动,实现文档的各种功能应用:

 1 .如果与批准功能一起将附件上载到批准流,则可以选择系统中的文件(包括文档中心和个人文件柜中的文件),以便快速关联。 上载到审批流的文件还可以保存在系统中的授权文档中心或个人文件柜中,以便于查询文件或保存数据。。 2 .与信息模块相一起,可以通过诸如内部邮件、新闻、通知、公告等的信息模块将文件传输到文档中心或个人柜中的文件,或者可以通过电子邮件将系统中的文件发送给其他人。 3 .在与各模块联动的系统中有文件上传按钮的地方,有选择地上传文档中心或个人文件柜中的文件,也有文档中心或个人

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